F05 — Automatisation no-code — Make, Zapier et Workspace Studio augmentés à l'IA

Objectifs

• Comprendre les principes de l'automatisation no-code et choisir le bon outil
• Maîtriser Make : scénarios visuels, routeurs, filtres, itérateurs, agrégateurs
• Maîtriser Zapier : Zaps multi-étapes, Paths, Tables, Interfaces
• Créer des agents IA dans Workspace Studio avec Gemini
• Intégrer l'IA (ChatGPT, Claude, Gemini) comme étape d'automatisation
• Concevoir et déployer 5+ automatisations métier

Public concerné

Ops managers, marketeurs, freelances, chefs de projet et tout professionnel souhaitant automatiser ses workflows avec ou sans écosystème Google, en intégrant l'IA générative.

Prérequis

Aucune compétence technique requise. Compte Make et/ou Zapier gratuit. Compte Google Workspace pour Workspace Studio.

Méthode

Cette formation intègre la méthode RTF (Rôle, Tâche, Format) comme fil conducteur. Chaque module alterne apports théoriques illustrés, démonstrations en direct et ateliers pratiques. Les participants repartent avec des templates de prompts RTF directement applicables à leur contexte professionnel.

Programme

• Module 1 — Fondamentaux et paysage de l'automatisation: Concepts clés : trigger (déclencheur), action (étape), workflow (chaîne), opération/task (unité de consommation), Panorama des outils : Make (puissance visuelle, logique avancée, routeurs) vs Zapier (simplicité, 7 000+ apps, onboarding rapide) vs Workspace Studio (natif Google, agentique avec Gemini 3, inclus dans le plan Workspace), Quand utiliser quoi : arbre de décision basé sur l'écosystème, la complexité du workflow, le budget et la présence/absence de développeurs, Plans et coûts détaillés : Make (1 000 ops/mois gratuit, Core, Pro, Teams), Zapier (100 tasks/mois gratuit, Starter, Professional, Team), Workspace Studio (inclus Business/Enterprise, limites par plan), Démonstration rapide sur les 3 plateformes : même workflow simple implémenté 3 fois pour comparer l'expérience
• Module 2 — Make : scénarios avancés: Éditeur visuel : drag-and-drop de modules, liens entre modules, exécution pas à pas avec inspection des bundles, Créer une connexion à une application (OAuth, API key) : Google Sheets, Gmail, Slack, HubSpot, Stripe, Notion, Airtable, Routeurs : diviser un flux en 2, 3, 4 branches conditionnelles (ex. : selon le label de l'email, envoyer vers différents canaux), Filtres : n'exécuter une branche que si une condition précise est remplie (montant > 500€, email contient « urgent »), Itérateurs : traiter une liste d'éléments un par un (lignes d'un tableau, contacts d'un CRM, fichiers d'un dossier), Agrégateurs : fusionner plusieurs résultats en un seul output (concaténer des textes, créer un rapport consolidé), Variables et mapping de données : transférer précisément les données d'un module à l'autre, Module IA : OpenAI (ChatGPT), Anthropic (Claude), Google Gemini — envoyer un prompt, récupérer la réponse, parser en JSON, Webhooks : déclencher un scénario depuis un événement externe (paiement Stripe, soumission Typeform, mise à jour CRM), Gestion des erreurs : Break (arrêt), Resume (reprise), Ignore, Rollback — stratégies selon le contexte, Data Stores : stocker des données persistantes entre les exécutions (compteur, dernière date traitée, cache), Atelier : scénario complet « Lead Typeform → IA enrichissement et scoring → HubSpot → Email personnalisé + Slack notification »
• Module 3 — Zapier : Zaps, Tables et Interfaces: Créer un Zap multi-étapes : chaîner 3, 5, 10 actions dans un seul workflow, Paths : branches conditionnelles complètes (si condition A → actions X + Y, sinon → actions Z + W), Filters : n'exécuter la suite que si un critère est rempli (prévient les exécutions inutiles et économise des tasks), Formatter : transformer des données entre deux étapes (formater une date, extraire un nom d'un email, convertir un montant), Intégration IA native : étape « ChatGPT » intégrée dans le Zap (résumer, classifier, rédiger, analyser le sentiment), Tables : base de données native Zapier — créer, lire, mettre à jour des enregistrements directement depuis un Zap, Interfaces : créer un portail / formulaire / dashboard connecté à ses Zaps sans coder, Canvas : vue visuelle d'un workflow complet pour planifier et documenter avant de construire, Gestion des erreurs : notifications d'échec, retries automatiques, Zap History pour le débogage, Atelier : Zap complet « Paiement Stripe → facture PDF → email client → ligne comptable Sheets »
• Module 4 — Google Workspace Studio : agents IA natifs: Accès : studio.workspace.google.com ou raccourci dans Gmail/Drive/Chat (icône double-flèche à côté de Gemini), Admin : vérifier que Workspace Studio est activé dans la console d'administration (Apps > Google Workspace > Workspace Studio), Créer un flow en langage naturel : décrire ce qu'on veut automatiser en français, Gemini génère les étapes automatiquement, Créer manuellement : choisir un Starter (email reçu, horaire Calendar, nouveau formulaire, nouvelle ligne Sheets) + ajouter des Steps pas à pas, Steps IA : Ask Gemini (analyser, résumer, classifier, rédiger), Extract (extraction de données structurées depuis un email ou document), Variables dynamiques : référencer les résultats d'une étape précédente dans la suivante (ex. : le résumé de Gemini dans l'email de notification), Conditions (Check if) : exécuter des branches différentes selon le résultat d'une étape (si label = urgent → notification immédiate, sinon → archivage), Connecter un Gem Gemini Advanced comme étape spécialisée (agent support client, rédacteur, analyste), Connecteurs tiers et webhooks : déclencher un flow depuis une application externe, Test Run : exécuter un test, lire les logs dans l'onglet Activity, débugger pas à pas, Partage : dupliquer un flow, partager un template d'agent avec un collègue, gouvernance, Atelier : flow complet « Email reçu → label IA par catégorie → extraction factures vers Sheets → brouillon de réponse → notification Chat »
• Module 5 — 5 automatisations clés en main et stratégie: Auto 1 — Lead scoring automatisé : formulaire Typeform → IA scoring (Make) → CRM HubSpot → Slack notification équipe commerciale, Auto 2 — Publication cross-canal : article Notion → post LinkedIn + newsletter Mailchimp + article blog WordPress (Zapier), Auto 3 — Onboarding client : nouveau deal dans le CRM → création dossier Drive → séquence de 3 emails automatisés → tâche Asana (Make), Auto 4 — Veille quotidienne : flux RSS sectoriels → IA résumé + analyse de pertinence → post Slack quotidien (Make), Auto 5 — Support client IA : formulaire Google Forms → Gemini analyse + recherche solution + rédaction brouillon → notification équipe (Workspace Studio), Chaque automatisation est démontée en direct et construite pas à pas, Stratégie d'automatisation : auditer ses tâches répétitives (matrice temps/fréquence), prioriser les quick wins, estimer le ROI, Gouvernance : documenter les workflows, anticiper les départs de collaborateurs, versionner les scénarios, Comparaison finale : Workspace Studio vs Make vs Zapier — tableau récapitulatif des forces et faiblesses, Évaluation des acquis et plan d'automatisation personnalisé pour chaque participant